اسکرام (scrum) چیست و چگونه از آن در مدیریت پروژه ها استفاده کنیم؟

مقدمه

اگر عضوی از یک تیم بازاریابی باشید می‌دانید که چقدر سخت است که پروژه‌هایتان را مدیریت کنید و به اهداف از قبل تعیین شده‌تان برسید. در هر سازمانی که هستید و در هر موقعیت شغلی به عنوان عضوی از یک تیم، حتما برای شما هم این تجربه پیش آمده است که با انبوهی از کارهای انجام نشده برای به انجام رساندن یک پروژه روبه رو شده اید.حال اگر سازمان شما قادر به اضافه کردن نیروی کار اضافی نباشد برای انجام این مقدار از کارهای زیاد باید چه راه حلی را در پیش گرفت؟

در این مطلب به شما نشان می‌دهیم که چطور قواعد روش‌های چابک و اسکرام به شما کمک می‌کنند که به کلافگی‌‌های روند بازاریابی خود پایان دهید، گردش کار خود را بسیار ساده‌تر کنید و از تلاشهایتان بیشترین نتیجه را بگیرید.

بازاریابی چابک چیست؟

چابک یا (Agile) روشی در مدیریت پروژه است که بیشتر برای پروژ‌ه‌های توسعه نرم‌افزار از آن استفاده می‌شود. این روش به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌هایی ارزشمندتر تعریف و تلاش‌های خود را روی آن‌ها متمرکز کنند. این روش بر پایه  برنامه‌ریزی تطبیقی، تحویل سریع کار و پیشرفت مداوم بنا شده، و می‌تواند به تیم‌های بازاریابی کمک کند تا سرعت، کیفیت، انعطاف‌پذیری و تاثیرگذاری خود را تا حد زیادی بهبود بخشند. بازاریابی چابک را می‌توان اینگونه تعریف کرد: گروهی از تیمها که حول یک پرسش محوری شکل گرفته‌اند: ” چطور می‌توانیم به بهترین نحو ارزش به مشتریان‌ ارائه کنیم؟”

تعریف اسکرام

اسکرام یک متدولوژی از سیستم توسعه ی نرم افزار به صورت چابک است که در سال ۲۰۰۱ مطرح شد. اسکرام فرآیندی است که در آن تیم ها پروژه های بزرگ را به تکه های کوچکی می شکنند و با انجام دادن این تکه های کوچک ،پروژه بزرگ را به انجام می رسانند. این چرخه تا بهبود بخشیدن به محصول ادامه می یابد و تکرار می شود.  اسکرام چارچوب انعطاف پذیری است که از آن می توان در انواع پروژه ها ، از پروژه های تولید نرم افزار، بازاریابی و حتی پروژه هایی مانند بازسازی یک خانه استفاده کرد.

عناصر اسکرام :

افراد در چارچوب اسکرام دارای یکی از نقش های زیر هستند:

Product Owner: صاحب محصول یا کارفرما که مالک محصول و طرف قرارداد است و می تواند تمامی سوالات را روشن و واضح کند. Product Ownerنماینده گروه ذینفعان محصول می باشد. POبه عنوان یکی از نقش های اصلی در محیط اسکرام به حساب می آید. که مسلما هر نقش باید یک سری وظیفه داشته باشد که وظایف PO به شرح زیر می باشند :

  • تعیین هدف و چرایی هدف برای تیم؟ (او مقصد نهایی را نشان می دهد ولی به این کار نخواهد داشت که چگونه تیم می خواهد به آنجا دست یابد.)
  • اولویت بندی

Scrum master: همانطور که از عنوان این نقش قابل ملاحظه است کار این نقش مدیریت پروسه اسکرام می باشد. مدیر اسکرام جلسات را مدیریت می کند و پس از اتمام هر جلسه کارآمد ترین راه را برای رسیدن به هدف و انجام پروژه برای تیم پیدا می کند.  او پروسه اسکرام را در سازمان کلید می زند و کنترل می کند که آیا تیم و مالک محصول ,اسکرام را درست انجام می دهند؟ علاوه بر این ها وظیفه حذف موانع از سر راه تیم فرآیند اسکرام نیز بر عهده SM می باشد .

Development Team: اعضای تیم، که معمولا با هم کار می کنند و وظیفه آنها به سرانجام رساندن کارهاست. از جمله وظایف این نقش می توان به موارد زیر اشاره کرد :

  • تعیین کردن اینکه چه مقدار کار می توانند در طی یک اسپرینت (۲-۴ هفته) انجام دهند .
  • چگونه باید کارها را انجام دهند .

چگونه از اسکرام استفاده کنیم؟

از طرف چپ شکل بالا شروع می کنیم:

در سمت چپ این عکس شاهد وجود کاربران , ذینفعان , مدیران و دیگرنقش های موجود هستیم. این نقش ها {که شامل درخواست کنندگان محصول و یا ذینفعان محصول و یا استفاده کننده می باشد} از طریق رابط خود یعنی مالک محصول یا Product Owner   با تیم توسعه دهنده محصول ارتباط برقرار می کنند. همانطور که اشاره شد PO یا Product Owner نماینده گروه ذینفعان محصول می باشد.

اهداف و خواسته های مالک محصول و همچنین فهرست تمام کارهایی که از طرف مشتری سفارش داده شده،  در یک لیست به نام Product Backlog جمع آوری می شوند. به عبارت ساده تر Product Backlog  شامل تمام خواسته و ویژگی های مورد نظر مالک محصول  برای گنجاندن در محصول مورد نظر می باشد .اما این لیست باید مرتب شود ولی بر چه اساسی ؟ اینکار نیز به مالک محصول محول شده است تا او درخواست های خود را بر اساس اولویت های تجارت خود و یا ذینفعان خود تعیین کند.

از آنجایی که فقط ۲۰% از ویژگی های ارائه شده در قالب محصول برای مشتری با اهمیت و با ارزش می باشند چرا نباید این ویژگی ها را قبل از دیگر ویژگی های غیر ضروری ارائه داد. به این عمل در واقع تضمین بازگشت سرمایه می گویند . هر چقدر زودتر نیازهای اصلی مشتری را رفع کنید برگشت سرمایه زودتر انجام خواهد شد.

اما علاوه بر مالک محصول نقشی به نام تیم وجود دارد که کار این افراد عملیات طراحی، تحلیل، پیاده‌سازی، تست و…. است. این تیم می تواند شامل تمام نقش های توسعه نرم افزار مانند برنامه نویس , تحلیل گر و طراح  DBA, و … باشد. تیم در صورت وجود نفرات زیاد می تواند به چندین تیم مجزا نیز تقسیم شود. تعداد  ۵-۹ نفر برای هر تیم ترجیح داده می شوند.

هسته اصلی اسکرام را اسپرینت ها تشکیل می دهند. در متدولوژی های تکرار شونده(iterative) دوره های زمانی تکراری(iteration) وجود دارد که در این دوره ها به تدریج محصول کامل می گردد. بدین صورت که در تولید یک محصول، تعدادی تکرار در نظر گرفته می شود که در پایان دوره زمانی هر تکرار، یک محصول قابل ارائه وجود دارد. به این دوره های زمانی تکرار شونده در اسکرام اسپرینت(sprint)  می گویند. در پایان هر اسپرینت، محصول کامل تر شده و در نهایت محصول نهایی تولید می گردد. هر اسپرینت دارای تعریفی است که در آن باید مشخص شده باشد که چه چیزی قرار است ساخته شود، نیازمندی ها، راهنمای ساخت و محصول خروجی نیز باید مشخص باشند.

در شروع هر اسپرینت مقداری درخواست مشتری  (User Story) با توجه به ظرفیت تیم و سرعت تیم  انتخاب می شوند و در لیست Sprint Backlog قرار می گیرند. این لیست شامل تمام درخواست های مشتری می شود که تیم متعهد شده است که در این اسپرینت پیاده سازی نماید.

در گام بعدی تیم شروع به پیاده سازی هر یک از درخواست های موجود در Sprint Backlog خواهد کرد. برای اینکه اعضای تیم اعلام کنند که چه کاری را انجام داده اند و چه کاری را می خواهند انجام بدهند جلسه ای با عنوان جلسه روزانه اسکرام و یا جلسه سرپایی روزانه در هر روز معمولا در شروع روز کاری به مدت حداکثر ۱۵ دقیقه برگزار می شود . در این جلسه هر کس ۳ سوال اصلی مطرح می کند و به آن ها جواب می دهد :

  • دیروز چه کاری انجام دادم؟
  • امروز چه کاری می خواهم انجام بدهم؟
  • چه موانعی در پیش رو دارم؟
  • با چه موارد پیش بینی نشده ای برخورد کرده ام ؟

آخرین جلسه بعد از اتمام هر اسپرینت , جلسه Scrum Retrospective یا بازبینی عملکرد می باشد . این جلسه فرصتی با ارزش برای بهبود عملکرد تیم می باشد و معمولا فقط تیم در این جلسه حاضر می شود . در این جلسه عملکرد های اسپرینت بررسی و برای آینده یک راه حلی طرح می شود . در این جلسه سوال هایی مانند این ها مطرح می شود :

  • کدامیک از عملکردهای ما درست بود؟
  • کدامیک از عملکردهای ما نیاز به اصلاح دارد؟
  • چه بهبودهایی را می توان برای آینده در نظر گرفت؟

ضعف و قوتهای مدیریت پروژه با اسکرام

نقاط قوت

چارچوب اسکرام با توجه به ماهیت انعطاف پذیر آن روز به روز بیشتر مورد اقبال عمومی قرار میگیرد که دلایل اصلی توجه متخصصین و مدیران به آن عبارتند از:

  • اسکرام باعث استفاده بهینه از زمان و هزینه خواهد شد.
  • اسکرام قابلیت خرد نمودن پروژه های بزرگ به تکه های کوچکتری به نام Sprint را دارد که مدیریت پروژه های بزرگ را بسیار کارآمدتر خواهد نمود.
  • اسکرام قابلیت تطابق بالایی در مواجهه با پروژه های توسعه ای سریع و در کل هر پروژه چابکی دارد.
  • جلسات اسکرام موجود در این چارچوب دید بسیار وسیع و روشنی نسبت به مسائل به اعضای تیم خواهد بخشید.
  • ماهیت چابک چارچوب اسکرام این امکان را فراهم می نماید که در طول یک پروژه، نظرات ذینفعان و مشتریان دریافت شده و در محصول نهایی اعمال شود.
  • Sprintهای کوچک موجود در اسکرام، قابلیت تغییر بر اساس بازخوردها را بسیار در دسترس تر (نسبت به سایر چارچوب های غیر چابک) می نماید.
  • سعی و تلاشهای هر چند کوچک تمامی اعضای تیم در جلسات روزانه اسکرام قابل مشاهده خواهد بود که این مسئله هم امکان پاداش دهی و اعمال جرائم را تسهیل مینماید و هم باعث پیدایش رقابتی سالم و سازنده در تیم اسکرام می شود.
 نقاط ضعف

به مانند هر چیز دیگر موجود در جهان، اسکرام نیز در کنار مزایای بسیار، معایب و نواقصی نیز دارد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت:

  • در بسیاری موارد پیش بینی زمان و دامنه درگیر در پروژه, در پروژه های اسکرام از قبل قابل سنجش یا برآورد نیست.
  • اسکرام بسیار به اعضای تیم خود وابسته است و در صورت وجود یک عضو غیر متعهد (بی انگیزه یا بدون حسن نیت)، امکان شکست پروژه بسیار بالا خواهد بود. (به همین دلیل سیستمهای پاداش دهی و قدردانی در تیمهای اسکرام از موارد مورد بحث بسیار در میان متخصصین می باشد)
  • پذیرش چارچوب اسکرام برای تیمهای بزرگ و دارای سابقه حرفه ای قبلی اندکی با مقاومت آنها مواجه خواهد شد.
  • موفقیت پروژه ها با چارچوب اسکرام بسیار وابسته به تجربیات حرفه ای و کارآمدی اعضای تیم اسکرام است.
  • جلسات روزانه اسکرام برای اعضای تیم اسکرام گاهاً می تواند بسیار سخت و خسته کننده شود. (خصوصاً اگر جلسات هدفمند یا اثربخش نباشند)
  • در صورت خروج موقت یا دائم یکی از اعضای تیم از پروژه، فعالیتهای آن پروژه بسیار تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.
  • اگر در طول پروژه ها، به مقوله تست محصول، جدی نگریسته نشود، کیفیت محصول نهایی بسیار تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.

همانطور که ملاحظه نمودید، اسکرام معایب و نواقصی نیز دارد که البته با مطالعه آن به راحتی درخواهید یافت تمامی این معایب در صورت برنامه ریزی و مدیریت کارا قابل اجتناب خواهند بود. برنامه ریزی Sprintها باید بسیار هوشمندانه و اثربخش باشد. در تیم های اسکرام بزرگ تمامی وظایف و مسئولیتها باید از پیش تعیین شده باشد و اهداف نیز مشخص گردند. اگر تمامی موارد فوق در کنار اصول دیگر عمومی مدیریت و رفتارهای حرفه ای رعایت گردند، موفقیت پروژه ها با چارچوب اسکرام ۱۰۰ درصد قابل دستیابی خواهد بود.

حرف آخر

در دهه‌ای هستیم که همه شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها فارغ از کوچکی و بزرگی خود احساس می‌کنند باید سریع‌تر و چابک‌تر باشند. این کسب‌وکارها به مدیریت پروژه و چارچوب‌هایی برای توسعه محصول نیاز دارند و اسکرام یکی از راه‌حل‌های موجود است. اما اسکرام پاسخی به تمام مشکلات نیست و حتی گاهی در ابتدای کار باعث کندی و به‌هم‌ریختگی بیشتر می‌شود تا این‌که فرهنگ کاری اسکرام بر اثر تداوم و استمرار در پیاده‌سازی آن شکل بگیرد و تیم‌های کاری شادتر، با استرس کمتر و بهره‌وری بالاتر ظاهر شوند.

عضویت در بلاگ

 

No Comment.